Estrategias para
Tomar Decisiones Rápidas y
Mejorar la Eficacia Profesional.
Extracto del Libro
¡Tráguese ese Sapo!
De Brian Tracy
Sencillamente no hay tiempo
suficiente para hacer todo lo que figura en nuestra lista de cosas pendientes.
La gente que tiene éxito sabe que es imposible hacerlo todo.
Pero lo que es determinante, saber
cómo priorizar las tareas, a fin de completar cada día las más importantes.
Según un viejo dicho, si la
primera cosa que tiene que hacer cada mañana es tragarse un sapo, entonces le
queda la satisfacción de saber que eso probablemente sea lo peor que hará en todo el día.
1.
Ponga la mesa
Coja
ahora mismo una hoja de papel en blanco y escriba una lista de diez objetivos
que quiere lograr el año próximo. Escriba sus objetivos como si el año ya
hubiera pasado y ya fueran realidad. Use el tiempo presente y la primera
persona para que su subconsciente los acepte de inmediato.
Por
ejemplo, puede escribir: «Gano equis dinero al año», o «peso tantos kilos» o
«tengo este automóvil».
Luego,
de la lista de diez objetivos seleccione el objetivo que, de lograrlo, tendrá
el mayor impacto positivo en su vida. Sea cual sea este objetivo, escríbalo en
otra hoja de papel, establezca una fecha tope, haga un plan, emprenda una
acción según ese plan y después cada día haga algo que le acerque a ese
objetivo. ¡Este ejercicio le puede cambiar la vida!
2. Planifique
cada día con antelación
Empiece
hoy mismo a planificar anticipadamente cada día, semana y mes. Coja un bloc de
notas o un papel y haga una lista de todo lo que tiene que hacer en las
próximas veinticuatro horas. Agregue a "su lista lo que vaya surgiendo”.
Haga una lista de todos sus proyectos, de los grandes trabajos que son
importantes para su futuro.
Ordene
cada uno de sus objetivos, proyectos o tareas principales según su prioridad,
su mayor importancia y según una secuencia, es decir según qué debe
hacer primero, qué en segundo lugar, etcétera. Empiece teniendo presente el
final y desde ese punto trabaje hacia atrás.
¡Piense
sobre papel! Trabaje siempre con una lista. Le sorprenderá comprobar cuánto más
aumenta su productividad y con cuánta facilidad se traga ahora su sapo.
3. Aplique a
todo la regla del 80/20
Haga
una lista de todos los objetivos, actividades, proyectos y responsabilidades
clave de su vida actual. ¿Cuál de ellos podría estar en el 20 por ciento
superior de tareas que representan o podrían representar el 80 o 90 por ciento
de sus resultados?
Decida
hoy mismo que va a ocupar más tiempo trabajando en esas pocas áreas que
verdaderamente pueden constituir una diferencia positiva en su vida y en su
carrera y que ocupará menos tiempo en actividades de menor valor.
4.
Estudie las consecuencias
Revise
con regularidad su lista de tareas, actividades y proyectos. Pregúntese
continuamente: « ¿Qué proyecto o actividad, si lo hago de manera excelente y oportuna,
tendrá mayor impacto positivo en mi vida? »
Independientemente
de lo que pueda ayudarle más, establézcalo como objetivo, haga un plan para
lograrlo y póngase a trabajar en su plan inmediatamente. Recuerde estas
maravillosas palabras de Goethe: «Empieza y se te calentará la mente. Continúa y
la tarea quedará completa».
5. Practique
continuamente el método ABCDE
Revise
ahora su lista de trabajo y escriba una A, B, C, D o E delante de cada tarea o
actividad. Seleccione su trabajo o proyecto A-l y empiece a trabajar en él de
inmediato. Disciplínese para no hacer nada más mientras este trabajo no esté
completo.
Practique
cada día este método ABCDE con cada lista de trabajos o de proyectos antes de
empezar a trabajar. Hágalo durante un mes. Al cabo de ese tiempo habrá
desarrollado el hábito de trabajar en las tareas de más alta prioridad y tendrá
asegurado el futuro.
6. Céntrese en
áreas clave de resultados
Identifique
las áreas clave de resultados de su trabajo. ¿Cuáles son? Escriba los
resultados clave que tiene que conseguir para hacer su trabajo de manera
excelente. Califíquese de uno a diez en cada área. y después determine la
habilidad clave que, si la hace de modo excelente, le ayudará más en su
trabajo.
Presente
esta lista a su jefe y discútala con él. Solicite una evaluación honesta. Sólo
puede mejorar si está abierto a los aportes constructivos de otras personas.
Discuta sus resultados con su equipo y colaboradores. Convérselos con su mujer.
Convierta
en hábito hacer estos análisis regularmente durante el resto de su carrera.
Nunca cese de mejorar. Esta mera decisión puede cambiarle la vida.
7. Obedezca la
ley de eficiencia obligada
La
herramienta mental más poderosa para el éxito es su capacidad para diferenciar
entre una y otra prioridad. Concédase unos minutos cada día para sentarse
tranquilamente donde no le puedan molestar. Durante ese lapso, relájese y
piense solamente en su trabajo y actividades, sin estrés ni presiones.
En
casi todos los casos, durante ese lapso de soledad, tendrá intuiciones
maravillosas e ideas que le servirán para ahorrar una enorme cantidad de tiempo
si las aplica al trabajo. Con frecuencia experimentará revelaciones que
cambiarán la dirección de su vida y de su trabajo.
8.
Prepárese concienzudamente antes
de empezar
Eche
un buen vistazo a su escritorio o despacho tanto en casa como en la oficina. Pregúntese :
« ¿Qué clase de persona trabaja en un ambiente como éste?»
Mientras
más despejado y limpio esté su ambiente de trabajo, más positivo, productivo y
seguro se sentirá. Decida hoy mismo que va a limpiar completamente su
escritorio y despacho para sentirse eficaz, eficiente y dispuesto a empezar
cada vez que se siente a trabajar.
9. Haga sus
deberes
Decida
hoy mismo ser un proyecto de «hágalo usted mismo». Conviértase en estudiante de
por vida de su oficio u ocupación. La escuela nunca termina para un profesional.
¿Cuales
son las habilidades clave que le pueden servir para obtener mejores y más
rápidos resultados? ¿Cuáles son las competencias cruciales que va a necesitar
en el futuro para ser un líder en su campo? Sean cuales sean, establezca un
objetivo, haga un plan, y empiece a desarrollar y a aumentar su capacidad en
esas áreas. ¡Decida ser el mejor de los mejores en lo que hace!
10.
Refuerce sus talentos especiales
Hágase
continuamente estas preguntas claves: « ¿En qué soy verdaderamente bueno? ¿Con
qué disfruto más en mi trabajo? ¿A qué puedo atribuir la mayor responsabilidad
en mis éxitos pasados? Si pudiera hacer cualquier trabajo, ¿cuál sería?»
Si
le tocara la lotería o recibiera una cantidad enorme de dinero y pudiera elegir
cualquier trabajo o parte de algún trabajo para toda la vida, ¿qué trabajo
elegiría? ¿Qué tipo de preparación debería de plantearse para poder realizar de
manera excelente ese trabajo? Sea cual sea su respuesta, empiece hoy mismo.
11. Identifique
sus obstáculos clave
Identifique
su objetivo actual más importante en la vida. ¿Cuál es? ¿Qué objetivo, si lo
alcanza, tendría el mayor impacto positivo en su vida? ¿Qué logro profesional
podría tener el mayor impacto positivo en su vida laboral?
Una
vez que tenga claro su objetivo principal, pregúntese: « ¿Qué condiciona la
velocidad que me permite conseguir ese objetivo? ¿Por qué no lo he alcanzado todavía?
¿Qué hay en mí que me está frenando?» Independientemente de sus respuestas,
emprenda una acción de inmediato. Haga algo. Haga cualquier cosa, póngase en
marcha.
12. Ponga un
ladrillo después de otro
Seleccione
cualquier objetivo, tarea o proyecto personal que ha estado postergando y en el
acto dé un paso para realizarlo. A veces todo lo que necesita hacer para empezar
es sentarse y construir una lista de todos los pasos que debe dar para
completar finalmente la tarea.
Luego
empiece y complete un punto de la lista y después otro. Y después el siguiente. Le sorprenderá lo que
conseguirá.
13. Presiónese
a sí mismo
Establezca
fechas tope y fechas tope secundarias para cada tarea o actividad. Créese su
propio «sistema de obligaciones». Suba su propio listón y no se dé por vencido.
Una vez que establece una fecha tope, aténgase a ella e incluso trate de
superarla.
Anote
cada paso de un trabajo o proyecto principal antes de empezarlo. Después
determine cuántos minutos y horas requerirá para completar cada fase. Organice
su agenda diaria y semanal para crear segmentos de tiempo cuando trabaje
exclusivamente en estas tareas.
14. Optimice
sus poderes personales
Analice
sus niveles actuales de energía y sus hábitos cotidianos de salud. Decida hoy
mismo mejorar sus niveles de salud y energía preguntándose lo siguiente:
1.
¿Qué
estoy haciendo para mantener la buena forma física y que podría hacer más?
2.
¿Qué
estoy haciendo y que podría hacer menos?
3.
¿Qué
no estoy haciendo y debería empezar a hacer si quiero rendir mejor?
4.
¿Qué
hago hoy que afecta mi salud y debería dejar de hacer inmediatamente?
Cualesquiera que sean sus respuestas a estas preguntas, actúe hoy mismo.
15. Motívese
para la acción
Controle
sus pensamientos. Recuerde que se convierte en aquello que piensa la mayor
parte del tiempo. Asegúrese de pensar y hablar acerca de las cosas que quiere y
no acerca de lo que no quiere.
Piense
positivamente y asuma toda su responsabilidad por todo lo que le sucede.
Niéguese a culpar o criticar a otros. Decida progresar antes que dar excusas.
Mantenga sus pensamientos y energías dirigidos hacia adelante, hacia las cosas
que puede hacer para mejorar su vida, y que lo demás siga su curso.
16.
Practique la postergación
creativa
Practique
el «pensamiento de base cero» en todos los aspectos de su vida. Pregúntese
continuamente: «Si aún no estuviera haciendo esto, sabiendo lo que ahora sé,
¿lo volvería a hacer hoy?»
Examine
cada una de sus actividades personales y de trabajo y evalúelas según su
situación actual. Si hay algo que no empezaría hoy, sabiendo lo que ahora sabe,
mejor olvídese de él o aplíquele la postergación creativa.
17. Haga
primero la tarea más difícil
Considérese
como un proyecto en marcha. Dedíquese a desarrollar los hábitos de alta
productividad practicándolos reiteradamente hasta que sean automáticos y le
resulten fáciles.
Una
de las frases más poderosas que puede aprender y aplicar es: «hoy mismo!» No se
preocupe por cambiarse para toda la
vida. Si le parece una buena idea, hágalo «hoy mismo».
Dígase:
«Hoy mismo voy a planificar, preparar y empezar mi tarea más difícil antes de
empezar cualquier otra». Le sorprenderá ver cómo esto le cambia la vida.
18. Divida la
tarea
Aplique
estas técnicas inmediatamente. Encare una tarea grande, compleja y múltiple que
ha estado postergando con la ayuda de la o el «queso suizo».
Una
cualidad que comparte la gente exitosa y feliz es la orientación a la acción. Ante una buena idea actúan de inmediato para verificar si
les puede ser útil. No postergue. Inténtelo hoy mismo.
19. Cree lapsos
amplios de tiempo
Piense
continuamente en diferentes maneras de ahorrar, programar y consolidar amplios
lapsos de tiempo. Utilícelos para trabajar en tareas importantes que tengan las
consecuencias a largo plazo más importantes.
Haga
que cuente cada minuto. Trabaje constantemente y sin pausa, sin distracciones,
planificando y preparando su trabajo por adelantado. Y sobre todo, manténgase
centrado en los resultados más importantes que tiene encomendados.
20. Desarrolle
un sentido de urgencia
Decida
hoy mismo desarrollar un sentido de urgencia en todo lo que haga. Seleccione un
área donde tenga tendencia a postergar y adopte la decisión de desarrollar el
hábito de la acción rápida en esa área.
Actúe
de inmediato cuando vea una oportunidad o un problema. Cuando le encomienden
una tarea o responsabilidad, hágala rápidamente e informe de ella con prontitud.
Muévase con rapidez en todas las áreas importantes de su vida. Le sorprenderá
lo bien que se siente y cuánto consigue terminar de hacer.
21. Concéntrese
resueltamente en lo que está haciendo
¡Actúe!
Decida hoy mismo seleccionar la tarea o proyecto más importante que pueda
completar y después entréguese inmediatamente a ello.
Una
vez que ha empezado su tarea más importante, disciplínese para perseverar sin
distracciones hasta que esté terminada en un 100 por ciento. Considere que esto
es un «test» para determinar si es la clase de persona que puede adoptar una
decisión para completar y concretar algo. Una vez que empiece, no se permita
interrupciones hasta que el trabajo esté terminado.