Estrategias para Tomar Decisiones Rápidas y

Mejorar la Eficacia Profesional.

Extracto del Libro

¡Tráguese ese Sapo!

De Brian Tracy

  

Sencillamente no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que figura en nuestra lista de cosas pendientes. La gente que tiene éxito sabe que es imposible hacerlo todo.

Pero lo que es determinante, saber cómo priorizar las tareas, a fin de completar cada día las más importantes.

Según un viejo dicho, si la primera cosa que tiene que hacer cada mañana es tragarse un sapo, entonces le queda la satisfacción de saber que eso probablemente  sea lo peor que hará en todo el día.

1. Ponga la mesa

            Coja ahora mismo una hoja de papel en blanco y escriba una lista de diez objetivos que quiere lograr el año próximo. Escriba sus objetivos como si el año ya hubiera pasado y ya fueran realidad. Use el tiempo presente y la primera persona para que su subconsciente los acepte de inmediato.

            Por ejemplo, puede escribir: «Gano equis dinero al año», o «peso tantos kilos» o «tengo este automóvil».

            Luego, de la lista de diez objetivos seleccione el objetivo que, de lograrlo, tendrá el mayor impacto positivo en su vida. Sea cual sea este objetivo, escríbalo en otra hoja de papel, establezca una fecha tope, haga un plan, emprenda una acción según ese plan y después cada día haga algo que le acerque a ese objetivo. ¡Este ejercicio le puede cambiar la vida!

2. Planifique cada día con antelación

            Empiece hoy mismo a planificar anticipadamente cada día, semana y mes. Coja un bloc de notas o un papel y haga una lista de todo lo que tiene que hacer en las próximas veinticuatro horas. Agregue a "su lista lo que vaya surgiendo”. Haga una lista de todos sus proyectos, de los grandes trabajos que son importantes para su futuro.

            Ordene cada uno de sus objetivos, proyectos o tareas principales según su prioridad, su mayor importancia y según una secuencia, es decir según qué debe hacer primero, qué en segundo lugar, etcétera. Empiece teniendo presente el final y desde ese punto trabaje hacia atrás.

            ¡Piense sobre papel! Trabaje siempre con una lista. Le sorprenderá comprobar cuánto más aumenta su productividad y con cuánta facilidad se traga ahora su sapo.

3. Aplique a todo la regla del 80/20

            Haga una lista de todos los objetivos, actividades, proyectos y responsabilidades clave de su vida actual. ¿Cuál de ellos podría estar en el 20 por ciento superior de tareas que representan o podrían representar el 80 o 90 por ciento de sus resultados?

            Decida hoy mismo que va a ocupar más tiempo trabajando en esas pocas áreas que verdaderamente pueden constituir una diferencia positiva en su vida y en su carrera y que ocupará menos tiempo en actividades de menor valor.

4. Estudie las consecuencias

            Revise con regularidad su lista de tareas, actividades y proyectos. Pregúntese continuamente: « ¿Qué proyecto o actividad, si lo hago de manera excelente y oportuna, tendrá mayor impacto positivo en mi vida? »

            Independientemente de lo que pueda ayudarle más, establézcalo como objetivo, haga un plan para lograrlo y póngase a trabajar en su plan inmediatamente. Recuerde estas maravillosas palabras de Goethe: «Empieza y se te calentará la mente. Continúa y la tarea quedará completa».

5. Practique continuamente el método ABCDE

            Revise ahora su lista de trabajo y escriba una A, B, C, D o E delante de cada tarea o actividad. Seleccione su trabajo o proyecto A-l y empiece a trabajar en él de inmediato. Disciplínese para no hacer nada más mientras este trabajo no esté completo.

            Practique cada día este método ABCDE con cada lista de trabajos o de proyectos antes de empezar a trabajar. Hágalo durante un mes. Al cabo de ese tiempo habrá desarrollado el hábito de trabajar en las tareas de más alta prioridad y tendrá asegurado el futuro.

6. Céntrese en áreas clave de resultados

            Identifique las áreas clave de resultados de su trabajo. ¿Cuáles son? Escriba los resultados clave que tiene que conseguir para hacer su trabajo de manera excelente. Califíquese de uno a diez en cada área. y después determine la habilidad clave que, si la hace de modo excelente, le ayudará más en su trabajo.

            Presente esta lista a su jefe y discútala con él. Solicite una evaluación honesta. Sólo puede mejorar si está abierto a los aportes constructivos de otras personas. Discuta sus resultados con su equipo y colaboradores. Convérselos con su mujer.

            Convierta en hábito hacer estos análisis regularmente durante el resto de su carrera. Nunca cese de mejorar. Esta mera decisión puede cambiarle la vida.

7. Obedezca la ley de eficiencia obligada

            La herramienta mental más poderosa para el éxito es su capacidad para diferenciar entre una y otra prioridad. Concédase unos minutos cada día para sentarse tranquilamente donde no le puedan molestar. Durante ese lapso, relájese y piense solamente en su trabajo y actividades, sin estrés ni presiones.

            En casi todos los casos, durante ese lapso de soledad, tendrá intuiciones maravillosas e ideas que le servirán para ahorrar una enorme cantidad de tiempo si las aplica al trabajo. Con frecuencia experimentará revelaciones que cambiarán la dirección de su vida y de su trabajo.

8. Prepárese concienzudamente antes de empezar

            Eche un buen vistazo a su escritorio o despacho tanto en casa como en la oficina. Pregúntese: « ¿Qué clase de persona trabaja en un ambiente como éste?»

            Mientras más despejado y limpio esté su ambiente de trabajo, más positivo, productivo y seguro se sentirá. Decida hoy mismo que va a limpiar completamente su escritorio y despacho para sentirse eficaz, eficiente y dispuesto a empezar cada vez que se siente a trabajar.

9. Haga sus deberes

            Decida hoy mismo ser un proyecto de «hágalo usted mismo». Conviértase en estudiante de por vida de su oficio u ocupación. La escuela nunca termina para un profesional.

            ¿Cuales son las habilidades clave que le pueden servir para obtener mejores y más rápidos resultados? ¿Cuáles son las competencias cruciales que va a necesitar en el futuro para ser un líder en su campo? Sean cuales sean, establezca un objetivo, haga un plan, y empiece a desarrollar y a aumentar su capacidad en esas áreas. ¡Decida ser el mejor de los mejores en lo que hace!

10. Refuerce sus talentos especiales

            Hágase continuamente estas preguntas claves: « ¿En qué soy verdaderamente bueno? ¿Con qué disfruto más en mi trabajo? ¿A qué puedo atribuir la mayor responsabilidad en mis éxitos pasados? Si pudiera hacer cualquier trabajo, ¿cuál sería?»

            Si le tocara la lotería o recibiera una cantidad enorme de dinero y pudiera elegir cualquier trabajo o parte de algún trabajo para toda la vida, ¿qué trabajo elegiría? ¿Qué tipo de preparación debería de plantearse para poder realizar de manera excelente ese trabajo? Sea cual sea su respuesta, empiece hoy mismo.

11. Identifique sus obstáculos clave

            Identifique su objetivo actual más importante en la vida. ¿Cuál es? ¿Qué objetivo, si lo alcanza, tendría el mayor impacto positivo en su vida? ¿Qué logro profesional podría tener el mayor impacto positivo en su vida laboral?

            Una vez que tenga claro su objetivo principal, pregúntese: « ¿Qué condiciona la velocidad que me permite conseguir ese objetivo? ¿Por qué no lo he alcanzado todavía? ¿Qué hay en mí que me está frenando?» Independientemente de sus respuestas, emprenda una acción de inmediato. Haga algo. Haga cualquier cosa, póngase en marcha.

12. Ponga un ladrillo después de otro

            Seleccione cualquier objetivo, tarea o proyecto personal que ha estado postergando y en el acto dé un paso para realizarlo. A veces todo lo que necesita hacer para empezar es sentarse y construir una lista de todos los pasos que debe dar para completar finalmente la tarea.

            Luego empiece y complete un punto de la lista y después otro. Y  después el siguiente. Le sorprenderá lo que conseguirá.

13. Presiónese a sí mismo

            Establezca fechas tope y fechas tope secundarias para cada tarea o actividad. Créese su propio «sistema de obligaciones». Suba su propio listón y no se dé por vencido. Una vez que establece una fecha tope, aténgase a ella e incluso trate de superarla.

            Anote cada paso de un trabajo o proyecto principal antes de empezarlo. Después determine cuántos minutos y horas requerirá para completar cada fase. Organice su agenda diaria y semanal para crear segmentos de tiempo cuando trabaje exclusivamente en estas tareas.

14. Optimice sus poderes personales

            Analice sus niveles actuales de energía y sus hábitos cotidianos de salud. Decida hoy mismo mejorar sus niveles de salud y energía preguntándose lo siguiente:

1.    ¿Qué estoy haciendo para mantener la buena forma física y que podría hacer más?

2.    ¿Qué estoy haciendo y que podría hacer menos?

3.    ¿Qué no estoy haciendo y debería empezar a hacer si quiero rendir mejor?

4.    ¿Qué hago hoy que afecta mi salud y debería dejar de hacer inmediatamente? Cualesquiera que sean sus respuestas a estas preguntas, actúe hoy mismo.

15. Motívese para la acción

            Controle sus pensamientos. Recuerde que se convierte en aquello que piensa la mayor parte del tiempo. Asegúrese de pensar y hablar acerca de las cosas que quiere y no acerca de lo que no quiere.

            Piense positivamente y asuma toda su responsabilidad por todo lo que le sucede. Niéguese a culpar o criticar a otros. Decida progresar antes que dar excusas. Mantenga sus pensamientos y energías dirigidos hacia adelante, hacia las cosas que puede hacer para mejorar su vida, y que lo demás siga su curso.

16. Practique la postergación creativa

            Practique el «pensamiento de base cero» en todos los aspectos de su vida. Pregúntese continuamente: «Si aún no estuviera haciendo esto, sabiendo lo que ahora sé, ¿lo volvería a hacer hoy?»

            Examine cada una de sus actividades personales y de trabajo y evalúelas según su situación actual. Si hay algo que no empezaría hoy, sabiendo lo que ahora sabe, mejor olvídese de él o aplíquele la postergación creativa.

17. Haga primero la tarea más difícil

            Considérese como un proyecto en marcha. Dedíquese a desarrollar los hábitos de alta productividad practicándolos reiteradamente hasta que sean automáticos y le resulten fáciles.

            Una de las frases más poderosas que puede aprender y aplicar es: «hoy mismo!» No se preocupe por cambiarse para toda la vida. Si le parece una buena idea, hágalo «hoy mismo».

            Dígase: «Hoy mismo voy a planificar, preparar y empezar mi tarea más difícil antes de empezar cualquier otra». Le sorprenderá ver cómo esto le cambia la vida.

18. Divida la tarea

            Aplique estas técnicas inmediatamente. Encare una tarea grande, compleja y múltiple que ha estado postergando con la ayuda de la o el «queso suizo».

            Una cualidad que comparte la gente exitosa y feliz es la orientación a la acción. Ante una buena idea actúan de inmediato para verificar si les puede ser útil. No postergue. Inténtelo hoy mismo.

19. Cree lapsos amplios de tiempo

            Piense continuamente en diferentes maneras de ahorrar, programar y consolidar amplios lapsos de tiempo. Utilícelos para trabajar en tareas importantes que tengan las consecuencias a largo plazo más importantes.

            Haga que cuente cada minuto. Trabaje constantemente y sin pausa, sin distracciones, planificando y preparando su trabajo por adelantado. Y sobre todo, manténgase centrado en los resultados más importantes que tiene encomendados.

20. Desarrolle un sentido de urgencia

            Decida hoy mismo desarrollar un sentido de urgencia en todo lo que haga. Seleccione un área donde tenga tendencia a postergar y adopte la decisión de desarrollar el hábito de la acción rápida en esa área.

            Actúe de inmediato cuando vea una oportunidad o un problema. Cuando le encomienden una tarea o responsabilidad, hágala rápidamente e informe de ella con prontitud. Muévase con rapidez en todas las áreas importantes de su vida. Le sorprenderá lo bien que se siente y cuánto consigue terminar de hacer.

21. Concéntrese resueltamente en lo que está haciendo

            ¡Actúe! Decida hoy mismo seleccionar la tarea o proyecto más importante que pueda completar y después entréguese inmediatamente a ello.

            Una vez que ha empezado su tarea más importante, disciplínese para perseverar sin distracciones hasta que esté terminada en un 100 por ciento. Considere que esto es un «test» para determinar si es la clase de persona que puede adoptar una decisión para completar y concretar algo. Una vez que empiece, no se permita interrupciones hasta que el trabajo esté terminado.